System elektronicznego obiegu dokumentów to świetne rozwiązanie dla firm, które na co dzień pracują nad wieloma dokumentami naraz lub mają wielu pracowników. Nie są to jednak jedyne wyznaczniki tego, jakiego rodzaju firmy powinny inwestować w takie programy.
Znaczącym czynnikiem, który powinno się wziąć pod uwagę, jest przede wszystkim to, ile informacji przetwarza firma. Może być tak, że przez firmę, jako całość, tak naprawdę nie przechodzi wiele danych i większość pracowników nie widzi potrzeby wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami. Jednak mogą być działy w przedsiębiorstwie, które takiej pomocy potrzebują.
Warto zastanowić się, jakie firmy lub jakie działy, najbardziej skorzystają na wprowadzeniu elektronicznego zarządzanie dokumentacją.
Co to dokładnie jest i co nam daje elektroniczne zarządzanie dokumentami?
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją większości kojarzy się z elektroniczną archiwizacją dokumentów, chmurą lub jednoczesną pracą wielu pracowników nad jednym dokumentem. Faktycznie, są to ważne funkcje programów do zarządzania dokumentami, jednak nie są to jedyne cechy, a niektóre warto zwrócić uwagę.
Programy służące do elektronicznego przepływu dokumentów w firmie pełnią również funkcję komunikacyjną pomiędzy pracownikami. Z łatwością można udostępniać pracownikom konkretne dokumenty związane z projektem i wymieniać między sobą wiadomości lub komentarze. Jest to szczególnie przydatna funkcja wtedy, gdy pracownicy pracują w trybie zdalnym lub pół zdalnym.
Niewiele osób również wie o tym, że ścieżka dokumentacji w programach do elektronicznego obiegu dokumentów jest konfigurowana na podstawie obowiązującej hierarchii w przedsiębiorstwie. Dzięki temu pracownik może podejmować decyzje jedynie na swoim poziomie, a wszystkie czynności są widoczne w systemie. Maleje również ryzyko popełnienia błędu, gdyż wszystkie etapy pracy są na bieżąco widoczne dla całego zespołu lub dla kierownika zespołu.
Jakie firmy lub działy najbardziej zyskają na elektronicznej dokumentacji?
System typu workflow może mieć zastosowanie tak naprawdę we wszystkich rodzajach firm lub departamentów, jednak można wyróżnić takie, które zyskają na tym najwięcej.
Na pewno firmy lub działy HR potrzebują zintegrowanego elektronicznego obiegu dokumentów oraz ciągłej i sprawnej komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Cyfrowy obieg dokumentów może również się świetnie sprawdzić w działach księgowości lub przy zarządzaniu projektami. Kancelarie Prawnicze lub działy prawne również są idealnymi odbiorcami takiej usługi, gdyż notują one bardzo duże przepływy informacji i potrzebują uporządkowanego systemu zarządzania dokumentami.
